各院（部），行政有关部门：

日元贷款项目设备招标工作已结束，为进一步做好设备采购过程中技术方案确认、验收等工作，根据省教育厅有关文件及会议精神，现就有关事项通知如下：

一、采购工作的组织领导

1、学校成立“日元贷款设备采购签约工作领导小组”，负责监督检查各学院（部门）与中标商的技术谈判，审查确定各学院（部门）确认的合同技术附件，协调处理采购过程中遇到的有关问题，协调解决设备安装场地及相关配套资金的落实等有关问题。领导小组人员名单如下：

    组长：李家新

    成员：刘  明  陆美珍  郑明东  汪光阳  戴玉纯  张家元

          钱年根  晏  群

    秘书：朱英锁  李  波

2、各项目所在学院（部门）成立“日元贷款设备采购工作小组”，具体负责与中标商的技术谈判，确认合同技术附件，落实设备安装场地及有关配套条件，做好设备安装、验收（含技术验收）等各项具体工作。工作小组构成人员如下：

    组长：院长或部门主要负责人

    成员：学院（部门）分管设备工作负责人、实验室中心主任或科室负责人、各项目具体负责人、系主任、相关专家等。

3、学校成立“日元贷款设备采购验收及资金支付工作小组”，具体负责设备到货后的验收及资金支付工作。工作小组成员如下：

    组长：刘  明

成员：陆美珍  晏  群  朱英锁  阴其中  徐  宏  张保森

相关实验中心主任和有关专家等。

二、采购合同技术谈判的主要依据及原则

1、所有设备技术谈判要依据学校提供的招标技术文件、中标人提交的投标文件和评标过程中的有关澄清文件。

2、技术谈判要严格按照中标方案，与中标厂商逐一核实技术标书中设备的生产厂家、规格型号、数量、国别、技术参数、性能、功能配置等规定的完整性、合理性，并形成完备的技术合同附件，对售后服务、人员培训、安装调试、交货地点等实质性内容逐一确认，且一经确认后不得改变。

3、谈判过程中所达成的任何承诺、共识均以书面文字表述为唯一的表达方式，并承担履行义务；参与谈判的双方代表不得私下达成合同文本以外的协议或约束文件。

4、各项目所在学院（部门）参与谈判的代表要对谈判的内容及形成的技术合同相关条款负责，并承担相应的责任。

三、采购合同谈判的工作流程

1、资产管理处根据省教育厅提供的资料向各项目所在单位（部门）提供投标、中标文件和中标商名单，各项目所在单位（部门）确定技术谈判人员名单（每项设备谈判人员不少于3人）报资产管理处。

2、中标商根据中标方案提出设备技术合同草案，各项目所在单位（部门）谈判人员根据资产管理处的时间安排与中标商、生产厂家（或供货商）就技术合同草案进行核实和商谈，初步确认中标产品配置单及有关条款。

3、学院（部门）日元贷款设备采购工作小组对涉及本单位的所有中标产品配置单及有关条款进行审查。在审查过程中，如与中标文件无实质性改变，由组长直接签字确认后报送资产管理处，经资产管理处汇总签字后报省项目办审查确认；如与中标文件有实质性改变，由项目所在学院（部门）工作小组提请学校领导小组研究后确认。

4、省教育厅项目办根据学校确认的中标产品配置单及有关条款按包分类编制中标产品清单，形成技术合同附件。最终由省教育厅项目办、招标公司及中标商签定正式采购合同文本。

四、设备验收及资金支付工作流程

1、资产管理处确定专人作为设备到校联系人，并负责可能发生的运输、安装、调试的协调工作。同时向设备所在学院（部门）提供日元贷款设备确认技术文件副本，以便设备验收。

2、设备到货后，由中标商、“校日元贷款设备验收及资金支付工作小组”成员、项目具体负责人共同进行“常规验收”。常规验收主要是对仪器设备的包装、外表完好程度进行检验，核对零配件、备件以及说明书等技术资料是否齐全。若为进口设备，还应由资产管理处事先协调商检局，在商检局有关人员到现场时方可拆箱验收。资产管理处负责当场填写“日元贷款设备检验单”。

3、设备常规验收合格后，由学院（部门）组织安装和调试，并成立日元贷款设备验收专家组，按最终确认的技术文件要求进行“技术验收”。设备技术验收主要是按照说明书的要求进行安装调试，检验仪器设备的各项技术指标是否达到规定要求。验收人员必须做好验收记录，验收记录是仪器设备的技术档案的重要组成部分之一。

4、设备安装调试验收后，项目所在单位（部门）应派专人接受技术培训，技术培训结束后，项目所在单位（部门）签发项目初验合格文件交中标商，由中标商向资产管理处提出资金支付申请，经学校“日元贷款设备验收及资金支付工作小组”审核后，由资产管理处指定人员和财务处指定人员共同签发验收合格文件后，向教育厅提交该设备的验收、付款文件。

5、对验收不合格的设备，项目所在单位（部门）应及时提出并查明原因，在检验单上签署意见，并及时进行索赔或退换。进口仪器设备必须按外贸、商检部门有关规定在索赔期内办理验收手续，若发现质量问题应及时索赔或退换。

6、资产管理处负责货物发票管理，待校内验收手续完备后（即学校对中标商签发设备验收合格文件），交设备所在学院（部门）设备专管人办理设备入库手续。

五、有关要求

1、各项目所在学院院长或部门主要负责人作为第一责任人，要高度重视，按照上述有关原则规定，选派责任心强、业务水平高的谈判代表参加技术谈判与确认工作，组织做好设备安装及验收工作，确保项目顺利实施。

2、资产管理处要建立协力银行设备管理标签，特殊注明“日本政府贷款——①项目名称：安徽人才培养（2002）；②设备顺序编号：****”等字样，并对设备及现场状况进行拍照存档。

3、财务处要建立日本协力银行贷款特别账户，并指派专人负责做好日元贷款本、息、费的支付工作。

二○○六年五月十五日